なぜ今脱Excelが必要？建設業における課題

建設業において、見積書の作成を始め、さまざまな業務で利用されているExcel。便利な反面、業務の属人化などの弊害を生むおそれがあります。属人化を防ぎ、業務効率を高めるためには、脱Excelも検討するべきでしょう。

ここでは、このままExcel管理を続けると起こる問題や、建設業で脱Excelできる業務をご紹介します。

Excel管理のままだと起きる問題

Excelを本格運用する場合、マクロや関数などの高度な知識が求められます。そのため特定の担当者に業務が集中しやすく、業務が属人化するリスクが高いのです。

しかし、担当者が休職・離職してしまった場合、業務が滞ってしまうリスクがあります。業務効率も低下し、他の業務に支障が出てしまう可能性も否定できません。

Excelは独立したファイルで情報を管理するため、情報の一元化を困難にします。もし複数のデータが必要な場合、いくつものExcelファイルを横断しなくてはいけません。しかし、目的のデータが見当たらないと、ファイルを探すだけで手間取ってしまうでしょう。

また、他の社員と情報を共有するために、メールなどでファイルを送付する必要があります。情報共有の手間が増えるほか、リアルタイムなやり取りも難しくなります。

万が一Excelファイルを消去してしまった場合、大切な情報・データが失われてしまいます。普段は注意していても、間違えて消してしまう可能性はゼロではありません。こまめにバックアップを取ることで予防できますが、業務効率は低下してしまうでしょう。

建設業において、脱Excelで効率化・省力化できる業務は多岐にわたります。

見積・積算業務はもちろん、請求・発注管理も脱Excel可能です。他にも、工事日報・案件や顧客管理など、さまざまな業務をシステム化できます。属人化やファイルの紛失を防ぐために、脱Excelを進めてみてはいかがでしょうか。

建築見積ソフトの導入で、見積作業の効率アップ

いくつもの紙やExcelを参照しながら、見積・積算作業を行うことで日々の業務時間がひっ迫されていませんか？建築見積ソフトを導入すれば、膨大な時間がかかる・ミスが起きる見積もり作業から卒業できます。

当サイトは、見積業務の効率化・ミス削減を支援するために、建築見積ソフトに関する役立つ情報をまとめた専門サイトです。以下では、システムやソフトに関する専門的な知識が無くてもわかる、自社に合った建築見積ソフトの選び方を解説しています。

脱Excelのメリットは、業務の属人化を防止できる点にあります。システムの多くは操作がシンプルで、項目を選ぶだけで見積書を作成できるなど、高度な知識がなくても使えるように設計されています。もし担当者が休職・離職しても、スムーズな引き継ぎが可能です。

また、情報の一元管理を実現できます。見積や請求・発注データはもちろん、関連する工事のデータも一元化できるため、必要な情報をスピーディに閲覧・共有可能です。

社員のアカウントごとに権限を設定すれば、データの消失にも備えられます。Excelの場合、ヒューマンエラーによって見積書のファイルを消去する危険があります。しかし、システム化すればデータの編集に制限を設けられるので、消失するリスクを低減できます。

他にも読まれている関連記事